Interne Aufgaben erfassen und auswerten

P&S Timesheet Online bietet die benötigten Funktionen, um interne Aufgaben von Arbeiten im Projekt bei der Zeiterfassung abzugrenzen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten, die sich bei der Auswertung der Zeiterfassung unterscheiden:

Projektunabhängige Aufgaben

Es gibt in P&S sogenannte „projektunabhängige Aufgaben„, auf die Arbeitszeiten gebucht werden können.
Dazu gehören:

Auswahl von projektunabhängige Aufgaben und ihre Bedeutung

Weitere projektunabhängige Aufgaben können Sie in der Ansicht „Administration – Wertelisten“ unter der Bezeichnung „Gründe für projektunabhängige Leistungen“ hinzufügen.

Bei der Erfassung der Arbeitszeiten (Leistungserfassung) kann ein Mitarbeiter unter „Projekt oder Grund“ eine projektunabhängige Aufgabe auswählen um Stunden zu erfassen. Alternativ können Sie die projektunabhängige Aufgabe auch in der Schnellerfassung eingeben. 

Darüberhinaus können Sie Zeiten, die Sie für projektunabhängige Aufgaben erfasst haben, an verschiedenen Stellen auswerten. In der Ansicht „Leistungen verwalten“ werden die  Aufgaben für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Hierzu kann auch ein Filter gesetzt werden (Feld Projekt oder Grund). Zum Beispiel können Sie nach „Urlaub“ filtern.

Außerdem werden in der Ansicht „Leistungsauswertung“ die erfassten Zeiten für projektunabhängige Aufgaben unter dem Namen „Interne Aufgaben“ zusammengefasst. Mit einem Doppelklick auf die Zeile können Sie Details zu den Einträgen einsehen. Zudem können Sie die entstandenen Kosten  ablesen, wenn Kostensätze für jeden Mitarbeiter eingegeben wurden. Dies können Sie unter „Leistungen auswerten – Konfiguration“ tun, nachdem Sie unter „Projekt“ der Eintrag „Interne Aufgaben“ ausgewählt haben. 

Interne Projekte

Wenn Mitarbeiter in einem internen Projekt arbeiten, können sie ihre Stunden direkt für das Projekt erfassen.
Um ein internes Projekt zu erstellen, gehen Sie zunächst in die Ansicht „Backoffice – Projektdefinition – Projekte„. Dort erstellen Sie ein neues Projekt und wählen als Kunden ihre eigene Firma aus.
Nun weisen Sie dem Projekt wie gewohnt Mitarbeiter zu. Von nun an können diese ihre Stunden gegen das interne Projekt buchen.

Schlussendlich ergeben interne Projekte dann Sinn, wenn Sie sich über den Arbeitsaufwand informieren wollen. Selbstverständlich lassen sie sich, genau wie normale Projekte, auswerten. Jedoch müssen Sie noch unter „Leistungen auswerten – Konfiguration“  die Kostensätze der Mitarbeiter eingeben, um Kosten in der Ansicht „Leistungen auswerten“ zu sehen. 

Natürlich können Sie die Daten aus jeder Ansicht auch exportieren, so dass Sie Auswertungen, z.B. in Excel, realisieren können. 

Wir hoffen, mit diesem Beitrag ein wenig Klarheit schaffen zu können! Des Weiteren können wir Ihnen empfehlen, sich über weitere Neuerungen zu informieren. Dazu gehöhren die  aktualisierten Verpflegungspauschalen und Gutschriften . Vor allem die gesetzliche Erhöhung der Verpflegungspauschalen ist von großer Bedeutung.

Ihr P&S Team