Die nachträgliche Rechnungsstellung
Die nachträgliche Rechnungsstellung: lange Zeit ein nerviges Problem, jetzt ein einfach zu Hand habender Sonderfall!
Das Problem:
Für ein Projekt mit monatlicher Rechnungsstellung:
Ein Mitarbeiter hat im April für 2 Wochen Stunden erfasst.
Der Backofficer hat Anfang Mai die Aprilrechnung erstellt und verschickt.
Der Kunde ruft sofort an und meldet, dass der Mitarbeiter im April noch eine Woche länger gearbeitet hat.
Die bereits verschickte Aprilrechnung soll nicht storniert werden.
Der Backofficer trägt in der Leistungsverwaltung für den Mitarbeiter die fehlende Woche im April ein.
Wie kann er die fehlende Woche jetzt nachträglich in Rechnung stellen?
Ansicht „Rechnungen“, Reiter „Erstellung“, Auswahl „Anstehende Rechnungen“, Klick auf „Hinzufügen“: Sie haben keine Rechnung hinzugefügt. Es ist Mai, die Aprilrechnung ist gestellt, somit denkt das Programm, das nichts zu tun sei.
Ansicht „Rechnungen“, Reiter „Erstellung“, Auswahl „Anstehende Rechnungen“, Kontrollkästchen „Vordatierte Leistungen einbeziehen“, klick auf „Hinzufügen“: Sie haben die Rechnung hinzugefügt. Allerdings ist der Rechnungszeitraum jetzt 16.04.2018 – 31.05.2018. Der Backofficer ändert den Zeitraumtext in April 2018. Die Rechnung sieht jetzt tatsächlich so aus, wie eine zweite Aprilrechnung. Das Programm denkt aber, es habe hier schon die Mairechnung erstellt.
Anfang Juni möchte der Backofficer nun wie immer die Rechnung für den vorigen Monat, also den Mai erstellen. Das Programm denkt aber, die Mairechnung sei schon erstellt. Also muss der Backofficer wieder das Kontrollkästchen „Vordatierte Leistungen einbeziehen“ aktivieren und den Zeitraumtext korrigieren.
Das geht auf ewig so weiter.
Die Lösung:
Die Ansicht „Rechnungen“, Reiter „Erstellung“ bekommt eine zusätzliche Checkbox „Nachtragsrechnung erstellen“.
Wenn die Checkbox aktiviert ist, können Sie für den aktuellen Rechnungszeitraum noch eine weitere Rechnung erstellen, auch wenn es dafür bereits eine (oder mehrere) Rechnungen gibt. Also im einzelnen:
Für ein Projekt mit monatlicher Rechnungsstellung:
Jetzt ist August, die Juli-Rechnungen sind gestellt und verschickt. Wenn Sie jetzt noch nachträglich Leistungen, Spesen oder Festpreispositionen für den Juli erfasst wollen, dann werden diese normalerweise erst mit der Augustrechnung, die Anfang September erstellt wird, in Rechnung gestellt. Wenn man aber die neue Checkbox „Nachtragsrechnung erstellen“ aktiviert, lässt sich jetzt, Mitte August, noch eine weitere Julirechnung erstellen, die die nachträglich erfassten Positionen für den Juli enthält. Die bereits für den August erfassten Leistungen sind in dieser Rechnung nicht enthalten.
Für Projekte mit Rechnungsstellung pro Quartal gilt entsprechend:
Jetzt ist Q3. Die Rechnungen für Q2 sind verschickt. Wenn Sie jetzt noch nachträglich Leistungen für den Mai erfasst wollen, können Sie mit der neuen Checkbox eine weitere Rechnung für das Q2 erstellen.
Genauso auch bei Rechnungsstellung pro Halbjahr oder pro Jahr. Für Projekte mit Rechnungsstellung „Bei Anforderung“ wirkt sich die neue Checkbox nicht aus.
Falls bei der Erstellung der Rechnungen oben in der Combobox „Bis zum“ ausgewählt ist, dann können Sie Nachtragsrechnungen auch für weiter zurückliegende Zeiten erstellen. Z.B. könnte man heute noch Leistungen für Januar 2018 erfassen. Wenn man dann bei der Erstellung „Bis zum 1.2.2018“ einträgt und die neue Checkbox aktiviert, würde damit eine weitere Januarrechnung erstellt. – Ob das nun sinnvoll ist oder nicht, da muss dann der Backoffice-Mitarbeiter wissen, ob er die Rechnung wirklich so haben möchte.
Für ein Projekt mit Rechnungen, die Sie über den Trick mit „Vordatierte Leistungen einbeziehen“ erstellt haben, sollte nun einmalig eine Nachtragsrechnung gedruckt werden und ab dem folgenden Monat ist wieder alles normal.
Die Nachtragsrechnungen können Sie ab der Version 4.4.0 erstellen, die wir im Januar 2019 ausgerollen werden.
Schlussendlich:
Wir hoffen, mit diesem Beitrag ein wenig Klarheit über die nachträgliche Rechnungsstellung schaffen zu können! Des Weiteren können wir Ihnen empfehlen, sich über weitere Neuerungen zu informieren. Dazu gehören unter anderem die aktualisierten Verpflegungspauschalen. Außerdem raten wir Ihnen sich mit Gutschriften auseinander zu setzten. Vor allem die gesetzliche Erhöhung der Verpflegungspauschalen ist von großer Bedeutung.
Ihr P&S Team